خرید پورتال سازمانی گران یا راه اندازی cms رایگان!     1397/08/19
خرید پورتال سازمانی (پرتال سازمانی) هزینه اولیه بالاتری دارد اما اگر آن را از یک شرکت معتبر و باتجربه خریداری کنیم، در گذر زمان متحمل هزینه های کمتری خواهیم شد. در پورتال سازمانی مقوله پشتیبانی پورتال، تامین امنیت و آموزش، مسیر بهتر و کم هزینه تری را خواهد داشت

مقدمه

خرید پورتال سازمانی به نسبت راه اندازی یک cms رایگان حداقل در قدم اول، هزینه بیشتری دارد. اما دو کلمه کلیدی و اساسی وجود دارد که همیشه باید به این دو توجه کنیم. پشتیبانی، و آموزش. آیا در خرید پورتال سازمانی و یا راه اندازی یک cms به این موضوع توجه داریم؟ در این مقاله قصد داریم بررسی کنیم که یک سازمان یا شهرداری و یا حتی یک شرکت خصوصی و فروشگاه آنلاین، کدام مسیر را انتخاب کند بهتر است؟

خرید پورتال سازمانی گران یا راه اندازی cms رایگان!

خرید پورتال سازمانی و راه اندازی وردپرس، مقایسه ای کوتاه

شاید خرید پورتال سازمانی در ابتدای مسیر هزینه ای را به ما تحمیل کند اما اگر محصول پورتال را از شرکت شناخته شده و معتبری خریداری کنیم، در گذر زمان هزینه های کمتری را پرداخت خواهیم کرد. موضوع صرفا خرید پورتال نیست و ما به عنوان یک سازمان، یک شهرداری و یا یک شرکت خصوصی، باید به آموزش و پشتیبانی پورتال، اهمیت دهیم. درست است که هنگام نصب یک نرم افزار تحت وب، به ظاهر نیازهای ما برطرف شده است، اما دنیای فناوری اطلاعات همیشه در حال بروز شدن می باشد. هر سیستم و نرم افزار تحت وب نیاز به بروزرسانی و آموزش دارد. یک سیستم مدیریت محتوا مانند وردپرس در ابتدا به سهولت روی هاست نصب شده و ممکن است بدون مشکل مدتی نیز کارایی داشته باشد و موجب شود که یک سازمان از رایگان بودن آن لذت ببرد. اما آیا می توان هر سیستم یا نرم افزار تحت وب را بدون تامین امنیت، بدون پشتیبانی و بدون آموزش رها کرد و از آن انتظار رسیدن به هدف را داشت؟

پشتیبانی پورتال سازمانی و پشتیبانی وردپرس

زمانی که سازمانی یک پورتال سازمانی (پرتال سازمانی) را خریداری می کند، پس از نصب نرم افزار، خدمات پشتیبانی دریافت می کند که این خدمات عمدتا شامل آموزش نیز می شود. پشتیبانی پورتال و خدمات آموزش آن توسط همان شرکتی که نرم افزار را پیاده سازی کرده است، انجام می شود. اما مزیت این کار در چیست؟ بدیهی است نرم افزاری که توسط یک گروه حرفه ای پیاده سازی شده باشد، قطعا راهکارهای مناسبی برای پشتیبانی و آموزش نیز برای آن در نظر گرفته می شود. در شرکت های معتبر و شناخته شده که بهترین پورتال سازمانی را ارائه می کنند، معمولا بخشی از خدمات را نیز به رایگان ارائه می کنند (مانند آموزش پورتال، برخی از قالب های طراحی شده و غیره).

حتما بخوانید: بازاریابی ایمیلی یا ایمیل مارکتینگ چیست؟

اما پشتیبانی سیستم های مدیریت محتوا مانند وردپرس چه مزایا و معایبی دارد؟ متاسفانه برخی از سازمان ها و شهرداری ها بدون توجه به نیازهای سازمانی، اقدام به استفاده از سیستم های مدیریت محتوا می کنند و در ابتدا هم شاید تصمیم معقولی باشد (از این جهت که برای خرید آن هزینه ای پرداخت نمی کنند)، اما در گذر زمان، با مشکلاتی مواجه می شوند که به برخی از آنها اشاه می کنیم.

افزونه ها و قالب های نامطمئن

برای سیستم های مدیریت محتوا (خصوصا وردپرس) وب سایت های بسیار زیادی هستند که قالب و افزونه ارائه می کنند. گاهی اوقات یک سری از قالب ها و افزونه های پریمیوم (غیررایگان) را نیز به صورت رایگان برای دانلود می گذارند اما بخشی از این وب سایت ها محتوای مخرب دارند و حتی وب سایت های مطرح که از سیستم های مدیریت محتوا استفاده کرده اند، توصیه می کنند که از این قبیل وب سایت ها خدماتی گرفته نشود، اما این موضوع چه خطری برای شهرداری ها و سازمان ها دارد؟ حقیقت این است که در برخی سازمان ها کار به یک نفر (و گاها بیش از یک نفر) از پرسنل همان سازمان سپرده شده و آن شخص نیز اقدام به راه اندازی cms می کند و از این قبیل وب سایت ها (در راستای کاهش هزینه ها) استفاده می کند.

حتما بخوانید: پورتال یا پرتال؟ بالاخره کدام صحیح است!

سوالی اینجا مطرح می شود که مگر نمی توان پروژه یک سازمان را به شرکتی سپرد که آن شرکت با استفاده از cms آن وب سایت را پیاده سازی کند؟ بله می توان این اقدام را انجام داد اما متاسفانه برخی از شرکت ها نیز این موارد را رعایت نکرده و گاها از پلاگین و قالب های نامطمئن که ممکن است فایل های مخرب داشته باشند، استفاده می کنند. البته باید توجه داشت که در این راستا شرکت هایی نیز هستند که این موارد را به خوبی رعایت می کنند اما مشکلی که پیش خواهد آمد این است که سازمان ها اغلب قادر به تفکیک این شرکت ها از یکدیگر نیستند و از طرفی حتی اگر این مورد رعایت شود، لزوماً خدماتی که این قبیل شرکت ها انجام می دهند ارزان نیست و هزینه هایی که در طول پروژه به وجود می آید، چه بسا موجب این شود که قیمتی فراتر از خرید پورتال سازمانی را رقم بزند.

تامین امنیت در وردپرس چگونه است؟

این سیستم مدیریت محتوا خیلی شناخته شده بوده و تجربه کاربری لذت بخشی دارد اما به همین اندازه نیز برای هکرها و مخرب ها شناخته شده است. گاها اشتباهات کوچک، موجب مشکلات بزرگ می شود. وقتی پروژه سازمانی توسط یک شخص در یک سازمان انجام می شود، طبیعتا نمی توان توقع داشت که همان شخص کار پشتیبانی، آموزش و تامین امنیت را به عهده بگیرد. البته این امر محال نیست اما تجربه ما نشان می دهد که مسئولیت ها و شرح وظایف در سازمان ها و شهرداری ها به وفور تغییر می کند و گاهی اوقات یک سایت ممکن است چند ماه یا یکسال مدیری نداشته باشد که خصوصا در این بازه ها، اگر وبسایت تامین امنیت نشده باشد، با خاطرات بیشتری مواجه خواهد بود.

بررسی هزینه های اولیه و مدت دار در سیستم های مدیریت محتوا

هر سیستم تحت وب در اغلب اوقات یک هزینه اولیه برای خرید و یک سری هزینه سالانه برای پشتیبانی دارد. به طور کل یکی از اصلی ترین دلایل استفاده از سیستم های مدیریت محتوا این است که سازمان ها قصد دارند این هزینه های ثابت و متغیر را کاهش دهند. اما متاسفانه بعد از مدتی (گاهی اوقات بعد از چند ماه) هزینه هایی به وجود می آید که از قبل قادر به پیش بینی آن نخواهند بود. یک مثال می زنیم. فرض کنید با استفاده از یک سیستم مدیریت محتوا برای سازمانی یک سایت راه اندازی کرده اید. تولید محتوای گسترده ای انجام داده اید و بازدید خوبی نیز کسب کرده اید اما در گذر زمان وب سایت شما به مشکل می خورد و نیاز به تغییر هاستی پیدا می کنید که مختص وردپرس کانفیگ شده باشد. در قدم دوم نیاز به خرید پلاگین هایی خواهید داشت که به جز صرف هزینه، موجب سنگین شدن سایت شما می شود. مورد سوم هم می تواند به وجود آمدن مشکلاتی باشد که لزوما کارشناس آن سازمان که سایت را طراحی کرده است، دانش رفع آن مشکل را نداشته باشد که این موضوع موجب آن می شود که سایت یک سازمان را برای پشتیبانی که شرکت های مختلفی بسپاریم که خود این موضوع نیز مشکلاتی را به همراه دارد.

حتما بخوانید: پورتال (پرتال) چیست؟ تفاوت پورتال و cms

هزینه هایی که برای خرید سیستم های دیگر تحت وب در کنار cms می پردازیم

درست است که سیستم های مدیریت محتوا خصوصا وردپرس افزونه ها و قالب های متنوعی دارند و به جز یک وب سایت معمولی می توان با آنها یک فروشگاه آنلاین، یک سیستم رزرو، یک سیستم آموزش آنلاین و یا یک سیستم فروش لایسنس و فایل راه اندازی کرد اما خب فرض کنید همین سیستم های مذکور همخوانی با نیازهای سازمانی ما نداشته باشند. آن وقت چه می شود؟ می بایست یک پلاگین را توسعه داده و یا اصلا یک پلاگین خودمان بنویسیم. ذکر این نکته ضروری است که اگر کار به اینجا بکشد، خیلی از شرکت از انجام آن شانه خالی کرده و یا هزینه های بالایی را مطالبه می کنند که اگر این قبیل مشکلات حتی چند بار هم رخ دهد، هزینه های زیادی را برای یک سازمان در طول پروژه رقم خواهد زد.

استفاده از سایر سیستم ها در کنار سایت اصلی

مورد دیگری که لازم است ذکر شود استفاده از سیستم های مکمل در کنار cms می باشد. برای مثال فرض کنید که یک سیستم رزرو مطابق با نیازهای سازمانی خود داریم که در هیچ cms خاصی وجود ندارد (این اتفاق معمولا رخ می دهد، زیرا اگر چنین نبود، نیاز به توسعه هیچ نرم افزاری هم نبود). حال اگر بخواهیم این سیستم رزرو را تهیه کنیم نمی توانیم آنرا با وب سایت اصلی هماهنگ کرده و اگر هم قصد ایجاد ماژول داشته باشیم هزینه زیادی را متحمل خواهیم شد. مثلا اگر بخواهیم به جز وب سایت، یک سیستم حضور و غیاب، یک نرم افزار ERP و یک سیستم CRM نیز داشته باشیم. سوال اینجاست که آیا شرکت هایی که از سیستم های مدیریت محتوا استفاده می کنند حاضرند با هزینه کم، یک سیستم یکپارچه ساز ارائه کنند؟ اصلا صرف نظر از این موضوع، آیا همه این سیستم ها (هر کدام را از شرکتی متفاوت) تهیه کنیم هزینه های سازمانی بالا نمی رود؟ البته اینکه ما از شرکت های مختلفی محصولات نرم افزاری را تهیه کنیم ایرادی ندارد اما مواردی همچون استفاده از سیستم یکپارچه ساز، خرید پورتال سازمانی از شرکت هایی که سایر راهکارهای سازمانی را نیز ارائه می دهند، می تواند در کاهش هزینه ها تاثیرگذار باشد.

هزینه ها در پورتال سازمانی چگونه است؟

یکی از مزیت هایی که یک پورتال سازمانی هوشمند (پرتال سازمانی) دارد، این است که ساختار آن براساس شرکت ها و سازمان ها طراحی شده است (نسخه های متفاوت برای سازمانی های دولتی و شرکت های خصوصی) که این موضوع موجب آن می شود که این قبیل هزینه ها کمتر رخ دهد و یا به حداقل برسد. مزیت دیگر پورتال سازمانی این است که باید تفاوت قائل شویم بین پورتال و cms زیرا پورتال یک نرم افزار جامع است که در خود تعداد زیادی ماژول دارد که می توان آنها را فعال و استفاده کرد و مهمتر اینکه این ماژول ها در گذر زمان و با توجه به نیازهای سازمانی شرکت ها و سازمان ها پیاده سازی شده است که موجب کاهش هزینه های نامتعارف در طول پروژه خواهد شد.

حتما بخوانید: پورتال سازمانی، راهکاری هوشمند برای شهرداری ها و سازمان ها

تقریبا در همه شرکت های معتبر که پورتال سازمانی ارائه می کنند، هنگام خرید پورتال سازمانی، آموزش پورتال نیز ارائه می شود. همچنین در طول پروژه نیز این خدمات به رایگان ارائه می گردد. مهمتر آنکه یک تیم قدرتمند پشتیبانی پورتال، وظیفه دارد مشکلات و درخواست های مشتریان را رسیدگی و حل نماید که این پشتیبانی می تواند به صورت تلفنی، ارسال تیکت و ایمیل و چت آنلاین باشد. در برخی موارد نیز کارشناس به صورت حضوری اعزام می گردد که البته این مورد کمتر اتفاق می افتد. این خدمات موجب سهولت استفاده سازمان ها و کاهش هزینه های آنها می شود. همچنین تغییر کارشناس سازمان اختلالی در روند استفاده از پورتال به وجود نخواهد آورد.

جمع بندی

قصد نداشتیم و نداریم در این مقاله استفاده از سیستم های مدیریت محتوا را نکوهش کنیم! شرکت های خوبی نیز وجود دارند که ضمن رعایت صداقت کاری، سعی در ارائه خدمات مناسب با همین سیستم های مدیریت محتوا را دارند اما می بایست به نیازهای سازمانی خود توجه کرده و همیشه هزینه های اولیه پائین را ملاک مطلق قرار ندهیم. یک سیستم تحت وب به آموزش، پشتیبانی و تامین امنیت نیاز دارد که همیشه می بایست در طول پروژه به صورت مستمر وجود داشته باشد. ذکر این نکته ضروری است که خرید پورتال سازمانی علی رغم اینکه هزینه هایی را به دنبال دارد، موجب خودکارسازی فرآیندها در وب شده و اگر بتوانیم خوب از آن استفاده کنیم، می توانیم موجب کاهش رفت و آمد ارباب رجوع و سازمان ها شده و خیلی از رفت و آمدها و هزینه ها را کاهش دهیم.