پورتال سازمانی، راهکاری هوشمند برای شهرداری ها و سازمان ها

تاريخ شروع : 1397/07/24

خلاصه

پورتال سازمانی (پرتال سازمانی) ابزاری قدرتمند برای کاهش هزینه و اتلاف زمان در سازمان های بزرگ و شهردرای ها می باشد. یک پورتال هوشمند راهکارهای سنتی را به چالش می کشد.

توضيحات

فهرست مطالب

  • مقدمه
  • پورتال سازمانی، ابزاری هوشمند برای مدیریت محتوا
  • پورتال سازمانی، راهکاری برای گزینش، استخدام و دعوت به همکاری
  • سیستم انتقادات، پیشنهادات و ثبت شکایت در پورتال سازمانی
  • ایجاد مناقصه و فراخوان توسط پورتال سازمانی
  • پورتال سازمانی به همراه ابزارهوشمند فرم ساز، گزارش ساز و جریان کاری
    • ساخت فرم با قابلیت drag and drop در پورتال سازمانی
  • پورتال سازمانی، راهکاری برای جهانی شدن (پورتال چندزبانه)
    • پورتال سازمانی، ابزاری برای جذب توریست داخلی و بین الملل
    • برگزاری همایش، کنفرانس و مسابقه های داخلی و بین الملل
  • استفاده از ساب پورتال (subportal) برای سازمان و شرکت های زیرمجموعه و تابعه
  • دریافت خروجی و ارائه گزارش به مدیران سازمان ها
  • خدمات آموزش و پشتیبانی در پورتال سازمانی
  • بروزرسانی نرم افزار و توسعه آن همگام با تکنولوژی روز
  • اهمیت سئو در پورتال سازمانی
  • سایر راهکارهایی که توسط یک پورتال سازمانی می تواند ارائه شود
  • جمع بندی

مقدمه

همانطور که در مقاله پورتال و تفاوت آن با cms بیان شد، پورتال سازمانی (پرتال سازمانی)، می تواند یک راهکار هوشمند برای یک شهرداری، یک وزارت خانه و یا هر سازمان دولتی و غیردولتی باشد. بدیهی است که این سازمان ها (خصوصا شهرداری ها) ارباب رجوع و مراجعین بسیار زیادی دارند. یک نرم افزار پورتال و بهتر است بگوئیم یک پورتال سازمانی هوشمند می تواند بخش عمده ای از مراجعات این سازمان ها را کاهش دهد. در این مقاله به جزئیاتی مهم از این مسئله، خواهیم پرداخت و خواهیم گفت که یک پورتال سازمانی در چه زمینه هایی می تواند چالش های یک سازمان را کاهش دهد.

بنابر تعریف وب سایت ویکی پدیا، پورتال سازمانی چارچوب یکپارچه کردن اطلاعات، مردم و فرایندها از طریق مرزهای سازمانی. یک پورتال و یک نقطه ورود واحد پدیدمی‌آورد.

پورتال سازمانی، ابزاری هوشمند برای مدیریت محتوا

پورتال سازمانی، ابزاری هوشمند برای مدیریت محتوا

یک پورتال سازمانی قابلیت مدیریت محتوای خود را دارد. این جمله به چه معناست؟ بدیهی است که سازمان ها، شهرداری ها، وزارت خانه ها و حتی شرکت های خصوصی کوچک هم در وب سایت های خود بخشی برای اخبار و مقالات دارند. استفاده از یک پورتال سازمانی هوشمند می تواند راهکاری مناسب برای مدیریت محتوای آن سازمان باشد. با توجه به اینکه خیلی از این سازمان ها دارای بخش ها و معاونت های مختلف هستند، رویداد های زیادی در آنها روزانه و گاها در هر ساعت رخ می دهد. پس بخش روابط عمومی هر سازمانی، می بایست این اطلاعات را از طریق پورتال سازمانی در قالب اخبار و مقالات منتشر کند.

صرف نظر از اخبار و مقالات (بسته به نوع سازمان) برخی از شرکت های دولتی و خصوصی بخش های محتوایی دیگری نیز دارند. برای مثال ممکن است یک کتابخانه آنلاین و یا فصلنامه علمی پژوهشی داشته باشند. برخی از وزارت خانه ها نیز یک بخش یا معاونت مختص آمار و اطلاعات (و حتی سالنامه آماری) دارند. مانند وزارت نیرو، وزارت نفت، مرکز آمار ایران و غیره. باید توجه داشت که هدایت این بخش ها به پورتال سازمانی (پرتال سازمانی) می تواند موجب کاهش هزینه ها، سهولت استفاده مردم از محتوا، سهولت دسترسی به محتوا می شود. یک پورتال هوشمند می بایست برای این قبیل فعالیت های سازمانی، راهکار داشته باشد. همچنین ماژول هایی مانند گالری تصاویر، نمایش ویدئو در پورتال سازمانی، ایجاد پادکست صوتی و ... نیز راهکارهای دیگری هستند برای تولید محتوای غیرمتنی.

پورتال سازمانی، راهکاری برای گزینش، استخدام و دعوت به همکاری

پورتال سازمانی، راهکاری برای گزینش، استخدام و دعوت به همکاری

یکی از راهکارهای پورتال سازمانی، گزینش و استخدام می باشد. اگر این روند به صورت سنتی و دستی انجام شود، بدیهی است که هزینه های زیادی را برای آن سازمان به وجود می آورد. همچنین مشکل دیگر آن صرف هزینه های زیاد و هماهنگی های گسترده و گاها نیاز به فضای فیزیکی زیادی خواهد داشت. اما اگر همین روند به صورت آنلاین از طریق پورتال سازمانی انجام گیرد، هزینه های آن سازمان کاهش یافته و در زمان کوتاه تری این روند صورت می پذیرد. فرض کنیم که یک فرم آنلاین پیشرفته و چند مرحله ای ایجاد کرده ایم. کاربران سیستم تمامی اطلاعات هویتی، تخصصی و رزومه خود را در سیستم آپلود کرده و کد رهگیری دریافت می کنند. بدین صورت بدون صرف هزینه های مذکور، فرآیند جذب و استخدام در پورتال سازمانی بسیار هوشمندانه تر انجام می پذیرد.

سیستم انتقادات، پیشنهادات و ثبت شکایت در پورتال سازمانی

سیستم انتقادات، پیشنهادات و ثبت شکایت در پورتال سازمانی

پورتال سازمانی می تواند به پیشنهادات و شکایات ارباب رجوع رسیدگی کند. این اتفاق چگونه رخ می دهد؟ با توجه به فعالیت گسترده شهرداری ها و سازمان ها، بدیهی است که گاهی اوقات ممکن است ارباب رجوع نسبت به موضوعی شکایت داشته باشند. همچنین ممکن است پیشنهاداتی در خصوص بهبود خدمت رسانی به مردم، برگزاری مراسم های ملی و مذهبی، برگزاری دوره های آموزشی و ... داشته باشند. بدیهی است که مراجعه حضوری مردم صرفا برای ثبت شکایات و پیشنهادات با توجه به گسترش دنیای فناوری اطلاعات در عصر حاضر، اصلا معقول نیست. اینجاست که پورتال سازمانی می تواند نقش راهبردی ایفا کرده و بار دیگر موجب کاهش هزینه و مراجعات حضوری شود.

حتما بخوانید: بازاریابی ایمیلی یا ایمیل مارکتینگ چیست؟

طبیعتا یک سیستم آنلاین ثبت شکایات می تواند شکایات مردمی را در قالب یک فرم آنلاین دریافت کرده و به کاربران کد رهگیری بدهد. این کد رهگیری برای پیگیری آن شکایت توسط مردم می باشد. افزون بر این باید توجه داشت که تمامی مکاتبات در سیستم ثبت شده و در هر زمانی قابل مشاهده می باشد. همین روند می تواند برای سیستم پیشنهادات نیز در نظر گرفته شود. به عبارت دیگر، کاربران می توانند وارد پورتال سازمانی شده و در بخش مربوطه، پیشنهادات خود را وارد و کد رهگیری دریافت کنند. ذکر این نکته ضروری است که مدیر سیستم می بایست این شکایات و انتقادات را بررسی و آنرا به مسئول مربوطه ارائه و پاسخ آنرا در پورتال (پرتال) درج کند و یا اصلا همان مدیر مربوطه که قطعا دسترسی به پورتال سازمانی هم دارد، خودش اقدام کرده و پاسخ را در پورتال درج کند.

ایجاد مناقصه و فراخوان توسط پورتال سازمانی

ایجاد مناقصه و فراخوان توسط پورتال سازمانی

یک پورتال هوشمند می تواند در این زمینه نیز، به شهرداری ها و سازمان ها کمک کند. هوشمند شدن مناقصه و فراخوان نیز می تواند مانند سایر موارد موجب کاهش هزینه های یک سازمان شود. بخش عمده ای از شهرداری ها و سازمان ها بخش یا معاونت برای مناقصه و فراخوان های خود تشکیل داده اند. این مناقصه ها می تواند از طریق یک ماژول در پورتال سازمانی اضافه شده و کاربران سیستم بتوانند از طریق پورتال سازمانی مناقصه ها و فراخوان های آن سازمان را مشاهده و در صورت نیاز در آنها شرکت کند. همچنین اگر یک پورتال سازمانی، هوشمند و ماژولار باشد، این قابلیت را خواهد داشت که مدیر سیستم فایل ها مربوط به مناقصه را آپلود کرده و کاربران بدون مراجعه حضوری بتوانند از آنها استفاده کنند. گاهی رخ می دهد که برخی سازمان ها برای حضور در مناقصه نیز هزینه ای را در نظر می گیرند. این هزینه نیز می تواند به صورت آنلاین دریافت شده و سهولت کار را بیشتر کند.

پورتال سازمانی به همراه ابزار هوشمند فرم ساز، گزارش ساز و جریان کاری

پورتال سازمانی به همراه ابزارهوشمند فرم ساز، گزارش ساز و جریان کاری

پورتال سازمانی که به قصد ارائه خدمات بهتر برای یک سازمان یا شهرداری ایجاد شده، طبیعتا دارای فرم هایی در سیستم خود خواهد بود. این فرم ها اهداف و فیلدهای متفاوتی خواهند داشت. دلیل آن هم این است که هر کدام از آنها مطابق با هدفی خاص طراحی شده اند. برای مثال یک فرم برای استخدام و دعوت به همکاری ایجاد شده است (همانطور که در ابتدای مقاله به آن اشاره شد)، فرم دیگری برای ارتباط با ما طراحی شده است، فرم های دیگری نیز برای ثبت نام و عضویت کاربران طراحی شده است (البته این مورد می تواند خارج از فرم ساز بوده و در ساختار خود پورتال نیز پیاده سازی شود).

ساخت فرم با قابلیت drag and drop در پورتال سازمانی

ساخت فرم با قابلیت drag and drop در پورتال سازمانی

اما سوالی پیش خواهد آمد که آیا مدیران سیستم که کارمندان آن شهرداری یا سازمان و یا حتی شرکت های خصوصی هستند، آیا خودشان هم می توانند فرمی بسازند؟ آیا این فرم می تواند جریان کاری داشته باشد؟ آیا می توان یک فرم چند مرحله ای پیشرفته داشت؟ آیا می توان فرمی داشت که به ما کد رهگیری دهد؟ پاسخ تمامی این سوالات "بله" می باشد مشروط بر آنکه آن پورتال سازمانی دارای یک ماژول قدرتمند برای سیستم فرم ساز خود باشد (و یا اصلا ساختار آن داخل نرم افزار مانند یک اپلیکیشن تحت وب ایجاد شده باشد). فرض کنید که قصد ساخت یک فرم داریم. ساختار هوشمند فرم ساز باید به نحوی باشد که مدیر سیستم پورتال سازمانی بدون دانش کدنویسی بتواند المان های فرم ساز را با استفاده از drag and drop ایجاد کرد و فرم خود را کامل کند. همچنین امکان خروجی گرفتن از اطلاعات نیز امری ضروری و مورد نیاز می باشد.

پورتال سازمانی، راهکاری برای جهانی شدن (پورتال چندزبانه)

پورتال سازمانی، راهکاری برای جهانی شدن (پورتال چندزبانه)

پورتال سازمانی که متعلق به هر شهرداری یا سازمانی که باشد، می تواند فرصت مناسبی برای انتشار گالری تصاویر، محتوای ویدئویی و همچنین ارائه پادکست های صوتی باشد. همچنین پورتال های چند زبانه می توانند راهکاری مناسب برای تولید محتوای بین المللی و بازاریابی محتوایی را به همراه بیاورد. با توجه به اینکه کشور ایران به عنوان قدیمی ترین کشور دنیا و دارای فرصت های گردشگری بسیاری می باشد، طبیعتا فرصتی مناسب برای شهرداری ها و سازمان های مربوطه می باشد که با تولید محتوای تصویری و ویدئویی و انتشار آن در محیط اینترنت، در زمینه کسب توریست نیز فعالیت کنند. شاید بگوئیم که برای این مقوله نهادهای مسئول نیز وجود دارد و آنها می بایست این فرآیند را در دستور کار خود قرار دهند، اما ذکر این نکته ضروری است که یکی از وب سایت های مرجع در تمام دنیا، پورتال سازمانی شهرداری ها و سازمان ها می باشد و گاها افراد در این پورتال ها به دنبال چنین محتوایی می گردند (و یا دست کم انتظار وجود چنین محتوایی را دارند).

پورتال سازمانی، ابزاری برای جذب توریست داخلی و بین الملل

پورتال سازمانی، ابزاری برای جذب توریست داخلی و بین الملل

یک شهرداری هوشمند در ایران، این را می داند که در کشوری کهن و با سابقه تاریخی چند هزارساله قرار دارد. بدیهی است که افراد زیادی در جای جای دنیا علاقه دارند تا قدیمی ترین کشور دنیا و شهرهای تاریخی آنرا از نزدیک ببینند. حال پورتال سازمانی چه کمکی به این روند می کند؟ پاسخ این است که اگر ما هم به زبان پارسی (برای جذب توریست های داخل کشور) و هم به زبان انگلیسی (برای جذب توریست های کشورهای خارجی) تولید محتوا کنیم، می توانیم شهر مذکور را بهتر به مردم خود و به مردم دنیا معرفی کنیم. یکی از کارهایی که توریست ها انجام می دهند جستجو در اینترنت است. گاهی حتی توریست ها پورتال یا وبسایت شهرداری های مدنظر را زیر نظر می گیرند. در این خصوص مطالعه می کنند. حتی به دنبال تصاویر سه بعدی و اطلاعات تصویری مانند نقشه، فیلم و گالری تصاویر می گردند. یک پورتال هوشمند و مدرن می تواند این مسیر را هموار سازد. باید توجه کنیم که تمام مردم دنیا برای هر کاری در اینترنت جستجو می کنند.

برگزاری همایش، کنفرانس و مسابقه های داخلی و بین الملل

برگزاری همایش، کنفرانس و مسابقه های داخلی و بین الملل

راهکار دیگری که یک سازمان در پورتال سازمانی خود دارد، برگزاری مسابقه های داخلی و بین المللی می باشد. این مسابقه ها نیز می توانند داخل پورتال (پرتال) اطلاع رسانی شده و مراحل ثبت آن به صورت آنلاین انجام پذیرد. صرف نظر از اینکه بخش عمده ای از فرآیند آنرا می توان به صورت آنلاین انجام داد، یک فرهنگ سازی مناسب در جهت شناساندن آن شهر مذکور، کسب درآمد و افزایش توریست می باشد. همچنین برگزاری همایش های داخلی و بین المللی در زمینه تاریخ، فرهنگ و جامعه شناسی همان شهرها، ضمن افزایش روحیه تحقیق و پژوهش، موجب افزایش منابع علمی و تحقیقات در راستای توسعه همان شهر می شود (همان منابع علمی تولید شده، راهکاری هوشمند برای توسعه شهری است).

استفاده از ساب پورتال (subportal) برای سازمان و شرکت های زیرمجموعه و تابعه

استفاده از ساب پورتال (subportal) برای سازمان و شرکت های زیرمجموعه و تابعه

یکی از قابلیت هایی که یک پورتال هوشمند می تواند داشته باشد، قابلیت استفاده زیرمجموعه ای از آن است. ساب پورتال ها می توانند به صورت دامنه مجزا و یا در همان دامنه به صورت subdomain استفاده شوند. فرض کنیم یک وزارت خانه بخواهد برای تمام استان های کشور پورتال زیرمجموعه بسازد، بدین شکل هم هزینه های خرید نرم افزار کاهش یافته و هم امکان مدیریت ساب پورتال ها برای مدیر اصلی سیستم موجود خواهد بود. افزون بر این، استفاده از ساب پورتال موجب یکپارچگی محتوا شده و هزینه های خرید هاست، دامنه و سرور مجازی کاهش یافته و تولید محتوا آسانتر خواهد شد (البته این راهکار لزوما همیشه مناسب نیست و کمی هم بستگی به نیاز آن سازمان یا شهرداری مربوطه خواهد داشت).

دریافت خروجی و ارائه گزارش به مدیران سازمان ها

دریافت خروجی و ارائه گزارش به مدیران سازمان ها

یکی از نکات مهم و اساسی در مدیریت پورتال سازمانی، دریافت گزارش های مستمر و مورد نیاز آن سازمان یا شهرداری مربوطه می باشد. صرف نظر از ساختار بکاپ گیری هاست و دیتابیس که طبیعتا هر نرم افزار پورتال برای آن یک برنامه مدون (scadule) دارد داشبورد مدیریت پورتال نیز این قابلیت را می بایست داشته باشد. فرض کنید که قرار است از وضعیت ثبت نام کاربران در پورتال به مدیران یک سازمان یا شهرداری گزارش دهیم. بدیهی است که وجود ابزارهایی که این خروجی را (برای مثال با فرمت csv و ...) به ما می دهد، ضروری به نظر می رسد. همچنین بهتر است این ساختار در سازمان ها به صورت هوشمندانه و خودکار مانند یک scadule باشد. برای مثال مدیر فناوری اطلاعات یک شهرداری هر هفته یا حتی هر روز، گزارشی از ثبت نام در پورتال سازمانی را به صورت ایمیل دریافت کند.

خدمات آموزش و پشتیبانی در پورتال سازمانی

خدمات آموزش و پشتیبانی در پورتال سازمانی

شما برای داشتن یک پورتال به روز و کارآمد بایستی مرتبا مدیریت محتوای آنرا انجام دهید و برای دستیابی به این مهم آموزش استفاده از نرم افزار پورتال، اهمیت فراوانی دارد. دلیل این موضوع این است که مدیران و کارشناسان فناوری اطلاعات همان سازمان، بتوانند به سهولت از آن استفاده کنند و با تغییر پرسنل آن سازمان نیز، اختلال و هزینه جانبی اضافه نشود. بحث دیگری که اهمیت ویژه ای دارد، پشتیبانی پورتال می باشد. پشتیبانی پورتال (پشتیبانی پرتال) می تواند به صورت تلفنی، ارسال تیکت، چت آنلاین، ارسال ایمیل، مراجعه حضوری و یا ترکیبی از این ها باشد، اما هرآنچه که هست اهمیت دارد.

بروزرسانی نرم افزار و توسعه آن همگام با تکنولوژی روز

بروزرسانی نرم افزار و توسعه آن همگام با تکنولوژی روز

موضوع دیگری که خیلی مهم است بحث بروزرسانی پورتال می باشد. هر نرم افزاری هرقدر خوب باشد نیازمند این خواهد بود که در گذر زمان به نسخه های جدید بروز شده تا مشکلات امنیتی به وجود نیاید. البته این به آن معنا نیست که یک نرم افزار اگر بروز نشود حتما هک می شود و یا به آن نفوذ می شود، اما یکی از راه های مبارزه با هک و نفوذ به سایت، بروز کردن و توسعه دادن نرم افزار می باشد. موضوع فقط موارد امنیتی نیست و هر نرم افزاری اعم از اینکه تحت وب باشد یا خیر، با بروزرسانی به آن قابلیت های جدید اضافه شده و موجب بهبود عملکرد و زیبایی آن خواهد شد. چه بسا در بروزرسانی های جدید، قالب های جدید و قابلیت های جدیدی نیز ارائه شود که با نیازمندی های آن سازمان ارتباط داشته باشد و موجب حل چالش شود.

اهمیت سئو در پورتال سازمانی

اهمیت سئو در پورتال سازمانی

از بحث بروزرسانی که بگذریم، موضوع مهم دیگر بحث بهینه سازی برای موتورهای جستجو یا سئو – SEO می باشد. با توجه به اهمیت بازاریابی اینترنتی، بدیهی است که هر شرکت و سازمانی (حتی سازمان های دولتی) علاقه مند به حضور در رتبه های بالاتری از صفحه نتایج موتور جستجو (SERP) می باشند. بدین منظور هم ساختار پورتال می بایست بهینه شده بوده و هم کاربر سیستم تولید محتوای خود را مطابق نیاز سازمانی خود و مطابق با اصول بهینه سازی داخلی سایت – opnage seo  درج کند. همچنین باید توجه داشت که صرف نظر از بهینه سازی داخلی، باید به فرآیند ساخت لینک و بهینه سازی خارجی سایت – offpage seo اهمیت دارد. باید توجه داشت که در زمینه تولید محتوا و سئو، حتما باید محتوایی که متناسب با نیاز مخاطبان ماست ایجاد شده و در پورتال قرار گیرد. برای مثال یک سازمان دولتی می تواند در زمینه فعالیت خود، در راستای فرهنگ سازی و افزایش سطح دانش جامعه، اقدام به تولید محتوا کرده و آنها را مطابق با اصول سئو، در پورتال درج کند.

سایر راهکارهایی که توسط یک پورتال سازمانی می تواند ارائه شود

سایر راهکارهایی که توسط یک پورتال سازمانی می تواند ارائه شود

موارد مختلفی بیان شد اما یک پورتال سازمانی می تواند شامل موارد دیگری نیز بشود. برخی از این موارد، سیستم ارتباط با مشتریان (crm)، سیستم های برنامه ریزی (ERP)، فروشگاه های آنلاین بر بستر وب، سیستم های حقوق و دستمزد و ... می باشد. البته باید توجه داشت که قابلیت های هر نرم افزاری متفاوت است. چه بسا حیطه خدمات یک پورتال صرفا یکی از موارد مذکور را پوشش دهد و یا ممکن است لزوما یک نرم افزار تمامی این خدمات را در خود نداشته باشد. ذکر این نکته ضروری است که هنگام تهیه این نرم افزارها باید به نیازهای سازمانی دقت کرده و نرم افزاری را خریداری کنیم که قابلیت های آن، همسو با نیازهای سازمان یا شرکت ما باشد.

جمع بندی

جمع بندی

شکی نیست که خرید و پشتیبانی از نرم افزار ممکن است هزینه هایی را برای یک شهرداری یا سازمان به همراه داشته باشد، اما باید به این نکته توجه داشت که عدم وجود یک سیستم هوشمند و یکپارچه تحت عنوان پورتال سازمانی، موجب به وجود آمدن هزینه های بسیار بالاتری در آن سازمان خواهد شد. زیرا مواردی که در بالا ذکر شد، عملا بدون وجود پورتال (پرتال) به سهولت قابل انجام و استفاده نیست و یا بسیار هزینه بر می شود. افزون بر این، خرید یک پورتال لزوما تمام راه نیست و می بایست برای آن تولید محتوا کرده و در راستای کاهش هزینه ها و کاهش مراجعات مردمی، تا جایی که می شود، فرآیندها و خدمات مربوط به آنها را به صورت آنلاین ارائه کرد.

 

نیاز به مشاوره دارید؟ با ما تماس بگیرید.

تلفن تماس: 43585-021 داخلی: 250

بازگشت

امتیاز :  ۳.۳۸ |  مجموع :  ۱۳

ايجاد شده توسط  admin  در تاريخ  1397/09/21

© تمامی حقوق این سایت محفوظ و در اختیار شرکت نوآوران ارتباطات دوران می باشد. Copyright 2000 — 2018 DOURTAL All rights reserved.

5.1.0.0
V5.1.0.0