در برخی مواقع همه‌ی مشاغل مجبور به انجام کاری هستند که این کار نیاز به یک فرآیند خاص دارد. این فرآیند خاص که می‌خواهیم در این مقاله دورتال به آن اشاراتی کنیم درمورد «مدیریت پروژه» و راهکارهایی در این مورد است. این معنای کاربردی در تمام حرفه‌ها در مورد مدیریت پروژه پورتال نیز مورد نیاز واقع می‌شود. گاهی اوقات همه چیز خوب پیش می‌رود و در بعضی هم مواقع با مشکل مواجه می شویم. اما دریافت یک مشاوره‌ی خوب از کسی که به شکل حرفه‌ای و برای امرار معاش، مدیریت پروژه را انجام می دهد می‌تواند کمک بسزایی در پیشبرد هدف، (در اینجا پروژه پورتال) برساند.
ما این فرصت را پیدا کردیم تا با یک مدیر پروژه از یکی از برترین آژانس‌های تبلیغاتی مصاحبه کرده و از تجارب او در مورد مهم‌ترین کارهایی که باید در مدیریت پروژه انجام دهیم بدانیم و در هنگام مدیریت پروژه پورتال ها و پیاده سازی وطراحی پورتال ها، آن‌ها را به خاطر داشته باشیم.
پس بدون مقدمه‌چینی های اضافی، مستقیماً برویم تا ببینیم چه نکاتی را باید در مدیریت پروژه درنظر گرفت.
1. عنصر انسانی را فراموش نکنید
شما در یک تیم تنها نیستید. در واقع شما انتظارات ذینفعان، رئیس و تیم خود را مدیریت می‌کنید. در نتیجه باید بیشتر سعی داشته باشید تا با دیگران تعامل و همکاری کنید. ابزارهای زیادی وجود دارد که می‌توانید از آن‌ها برای همکاری و حفظ شفافیت عملکرد استفاده کنید. حال این سوال پیش می‌آید که چگونه این کار را انجام می‌دهید؟
مثلاً شما با خود فکر می‌کنید که؛ من می‌خواهم الزامات تجاری را در مورد نیازهای تیم و نحوه همکاری اجرا کنم. و در پایان، می‌توانید خود را در مقام ارائه کننده یک راه حل «فوق العاده» به تیم خود معرفی کنید، که ظاهراً تمام الزامات کسب و کار را برآورده می‌کند و در عین حال رایگان نیز هست. اما ناگهان با محدودیت‌هایی مواجه می‌شوید و تیم شما استفاده از آن راهکار را متوقف می‌کند! ارتباطات خراب می‌شود، از بین می‌رود سپس بیشتر به یک انباشتگاه داده‌های بیهوده تبدیل می‌شود. همه چیز دفن می‌شود و نقشه‌هایی که برای همکاری انتخاب کرده‌اید در نهایت تبدیل به سطل زباله آشپزخانه‌تان تبدیل می‌شود! درسی که در اینجا می‌توان گرفت این است که نه تنها باید برای نیازهای تجاری راه حل پیدا کنید، بلکه برای عناصر انسانی نیز گره‌ها را باز کنید.
2. ارتباطات کلید طلایی است
شما باید یاد بگیرید که چگونه در تیم خود ارتباط برقرار کنید. این بزرگترین چیزی است که به طور کلی برای موفقیت پروژه پورتال و هر پروژه دیگری باید یاد بگیرید. وظیفه اصلی یک مدیر پروژه برقراری ارتباط و ایجاد پل ارتباطی بین تمام شخصیت‌های مختلف است. علی‌الخصوص که پروژه توسعه نرم افزار متعامد(بصورت عمودی) است. قیاسی که در اینجا صورت می‌پپذیرد درمورد پرواز یک هلیکوپتر است. ایده این است که بعنوان مثال دو قطعه متفاوت وجود دارد، روتور(چرخشگر) بالا و چرخشگرِ دُم! یکی بالا و پایین شدن را تنظیم می‌کند و یکی دیگر جهت حرکت را مشخص می‌کند. این دو قسمت مجزا، توسط یک اهرم چرخه‌ای کنترل می‌شوند. و وظیفه خلبان این است که هر دو قسمت جدا شده را کنترل کند تا هلیکوپتر در جهت درست حرکت کند. یک مدیر پروژه باید به همین شکل برای ایجاد پل ارتباطی بین تیم خود مانند خلبان عمل کند.
3. چه زمانی باید از ابزار مناسب جعبه ابزار خود استفاده کنید
می‌توانید توانایی کانبان(یکی از روش‌های چابک کنترل پروژه) را یاد بگیرید. می‌توانید اسکرام(یک چهارچوب منعطف برای مدیریت پروژه) را اعمال کنید. اما باید با تیم سازگار باشید. هنگامی که متوجه شدید که سبک و مِتدهای کاری تیم چگونه است، باید به اندازه کافی انعطاف‌پذیر باشید تا ابزارهایی را که تیم استفاده می‌کند را نیز به ابزارهای خود اضافه کنید. زمانی را صرف آشنایی با تمام ابزارهای موجود کنید تا بهتر بدانید که از کدام ابزار در زمان مناسب استفاده کنید.
4. همیشه سوال بپرسید، فرضیات را رها کنید
بسیاری از مدیران پروژه که نیاز به انجام پروژه دارند، فکر می‌کنند که نیازی به داشتن سطح کامل جزئیات ندارند. اما اینجاست که ممکن است به دردسر بیافتید. این یک هنر بسیار زیباست. بخشی از یک مدیر پروژه خوب، داشتن تعادل بین دانستن اینکه زمان کوتاه است اما در عین حال دانستن جزئیات هم ضروری است. در مدیریت پروژه بدون اینکه بیش از حد سختگیرانه یا فراتر از مرزها عمل کنید، باید همواره سوال کنید.
مدیریت پروژه پورتال سازمانی نمونه خوبی برای این موضوع است. شما باید از سازمانی که برای آن درحال پیاده سازی پورتال هستید، شناختی نسبی داشته باشید. نه اینکه با فرض و احتمال‌های خود پیش بروید.
5. درک کنید که در هر پروژه اختلاف وجود دارد
بیشتر تنش‌‌ها یک راه حل ساده دارند. این موضوع بازهم به ارتباطات برمی‌گردد. گاهی اوقات کار کردن با افراد بسیار دشوار است، بیشتر به این دلیل که شما یا یکی دیگر از اعضای تیم در سازگاری با سبک کاری یکی دیگر از اعضای تیم مشکل دارید. هیچ راهی برای جلوگیری از درگیری وجود ندارد. در اینجا چند نکته سریع برای مقابله با آن وجود دارد:
- آن شخص را کنار بکشید و هنگام پیاده‌روی، گپ زدن، در آشپزخانه، بیرون یا نوشیدن قهوه او را بشنوید.
- فهرستی از مواردی که با شخص موردنظر درباره آن‌ها سروکار دارید را مرور کنید.
- سعی کنید تا با شخصِ موردنظر رویارویی نکنید، بلکه با مشکلِ پیشِ رو رویارویی کنید، در نتیجه به احتمال زیاد عضوِ موردنظر نیز با شما همسو خواهد شد.
6. در امر نظارت سهیم باشید
در انسان شناسی اجتماعی، این ایده وجود دارد که درک یک فرهنگ دارای دو بخش است. اولین مورد مشاهده تجربی است (یعنی وظایف و روال‌هایی که مشاهده و ضبط می‌کنید - فقط داده های ساده) و دوم مشاهده ذهنی است (چرا، چگونه، چه زمانی). این ویژگی‌ها اجزای سازنده یک فرهنگ هستند. برای درک فرهنگ، فرد خود را در فرهنگ جاسازی می‌کند، به گروه می‌پیوندد و کارهایی که تیم انجام می‌دهد را او نیز انجام می‌دهد. غذای آن‌ها را می‌خورد، موسیقی‌هایشان را گوش می‌دهد و همچنین قوم نگاری‌هایی را در مورد چگونگی پیدایش فرهنگ ثبت می‌کنند.
موضوعی که در بالا مطرح شد مستقیماً به مدیریت پروژه پورتال و سایر پروژه‌ها ارتباط غیر مستقیم دارد؛
ما روند را بیش از حد ساده می‌کنیم، همین مورد برای مدیران پروژه کارساز است. وقتی به یک تیم ملحق می‌شوید یا تیمی را تشکیل می‌دهید، در حال ساختن فرهنگ پیرامون پروژه یا پیوستن به یک فرهنگ هستید. این مانند ساختن یک تمدن کوچک است. مدیر پروژه باید فرهنگ تیم را درک کند و یا باید به ایجاد فرهنگ در آن تیم کمک کند تا یک پروژه موفق شود. فرهنگ تیم شما چیزی است که موفقیت پروژه را هدایت می‌کند، و به عنوان مدیر پروژه، باید فرهنگ را درک کنید و خود را در فرهنگ جاسازی کنید، تا بتوانید به طور موثر رهبری و ساختاری پیرامون فرهنگ تیم ایجاد کنید. یا ساختار و نظمی برای فرهنگ ایجاد کند. هنگامی که فرهنگ تیم را از طریق مشارکت و گوش دادن درک کردید، خواهید فهمید که چگونه فرآیند پروژه خود را به طور مؤثر وارد کنید تا به تیم و پروژه خود کمک کنید تا موفق شوند.
ما در تیم دورتال از این مورد به عنوان یک حرکت فرهنگی-اجتماعی برای مدیریت پروژه پورتال استفاده کرده‌ایم که بسیار مفید واقع شده است.
7. چند کلمه در حوزه مدیریت پروژه
یک ضرب المثل احمقانه وجود داردکه می‌گوید: «با مُشت آهنین و دستکش مخملین حکومت کن». این ضرب‌المثل بسیار باستانی است و با گذشت قرن‌ها، دیگر عنوان کردن آن در قرن 21 خنده‌دار تلقی می‌شود. اما این اصل پابرجاست! شما باید موضع خود را در محدوده خود حفظ کنید، اما باید انعطاف پذیر باشید. وقتی پروژه‌ای را بر عهده می‌گیرید، با خود شرط می‌بندید که به آن اطمینان کامل دارید. در واقع شما بر علیه خود و تیم، شرط‌بندی می‌کنید که می‌توانید کار را به شکل گسترده انجام دهید. خبر خوب این است که شما کنترل بازی را در دست دارید و علیه خود و تیمتان شرط بندی می‌کنید، بنابراین گمان می‌کنید که مطمئناً می خواهید برنده خواهید شد. با این حال، روش برنده شدن، کلید موفقیت پروژه شماست. در واقعه فقط برنده شدن مطرح نیست، بلکه نوعِ بازی تیمی مهم است. اینکه چگونه خود را برای موفقیت آماده می‌کنید. چون بدون شک، در پروژه‌های بعدی، شرایط به شکل‌های دیگر رقم خواهد خورد.
مطلبی که خواندید نکات کوچکی برای مدیریت پروژه، خصوصاً پروژه پورتال سازمانی بود که برگردانی بود از وبسایت شرکت huddle که پیشرو در پروژه پورتال های حرفه‌ای در جهان است. هرچند که مقاله در مورد کلیتِ مطلبی که خواندید درباره «مدیریت پروژه»، هر پروژه‌ای را شامل می‌شود، اما ما سعی کردیم تا آن‌را به پروژه پورتال مربوط کنیم تا مشتریان و همکاران ما در این زمینه دانش بیشتری را بدست آورند.