پورتال سازمانی و کارمند سازمانی

مقدمه

یک سازمان هوشمند صرف نظر از هر حوزه کاری که دارد، پس از خرید پورتال سازمانی، قطعا به دو آیتم مهم نیاز خواهد داشت. پشتیبانی پورتال سازمانی و برخورداری از کارمندان متناسب با اهداف خود. پشتیبانی پورتال برای بروزرسانی نرم افزاری و رفع مشکلات احتمالی، مباحث مربوط به محتوا و سئو و ... کمک بزرگی است که در گذر زمان متناسب با نیاز آن سازمان به ارائه خدمات می پردازد. اما صرف نظر از این موضوع، یک سازمان نیاز به کارمندان هوشمند و پرتلاشی دارد که بتوانند از پورتال سازمانی برای نیل به اهداف خود، استفاده کنند.

کارمندان پورتال سازمانی

اهمیت و نقش پشتیبانی پورتال سازمانی

هدف پشتیبانی پورتال کمک به مشتریان و هدایت آنها در راستای کاهش هزینه های سازمانی و استفاده بهتر از پورتال سازمانی می باشد. پشتیبانی پورتال در قدم اول وظیفه پاسخگویی به سوالات مشتری، بروزرسانی و بهینه سازی نرم افزار در طول زمان، رفع باگ ها و پیغام های خطای احتمالی (در در صورت لزوم، ارائه به تیم تولید و توسعه پورتال جهت برطرف کردن آن در نسخه های بعد) می باشد. اما همه این موارد مختص یک بازه زمانی خاص نیست.

حتما بخوانید: استراتژی محتوا در پورتال سازمانی

هیچ نرم افزاری در دنیا نیست که هیچ وقت نیاز به پشتیبانی و بروزرسانی نداشته باشد و بدیهی است که هر سازمانی می بایست هر ساله هزینه ای را برای پشتیبانی پورتال در نظر بگیرد. اما این هزینه ها به نسبت منافعی که ایجاد می شود بسیار ناچیز است. نکته ای که لازم است بیان شد، پشتیبانی پورتال ممکن است در پاره ای از موارد (با توجه به قرارداد و RFP سازمان ها) خدماتی از قبیل تجربه کاربری (UX)، تولید محتوا و سئو را نیز داشته باشد اما علی‌رغم وجود تمامی این خدمات، هر سازمان یا شرکتی نیاز به این دارد که پرسنلی را منحصرا به موضوع پورتال سازمانی اختصاص داده تا آنها نیز با همکاری بخش پشتیبانی پورتال در شرکت ارائه دهنده نرم افزار، در تحقق به اهداف سازمانی خود بکوشند.

کارمندان سازمانی نیاز پورتال سازمانی

پورتال سازمانی حتی اگر دارای یک پلن پشتیبانی قوی هم که باشد، باز هم آن سازمان مربوطه، نیاز به کارمندانی دارد که بتوانند در قدم اول تعامل خوبی با پشتیبانی پورتال داشته باشند. در قدم دوم می بایست پورتال سازمانی را به فراخور نیازها و اهداف سازمانی خود، هدایت نمایند. برای مثال یک کارمند سازمانی می تواند در گفتگوی مستقیم با پشتیبانی پورتال، درخواست های فنی مدیران خود را منتقل و از پشتیبانی پورتال برای انجام آنها کمک می گیرد و یا حتی کار را برای انجام، به خود شرکت تولید کننده نرم افزار، منتقل می کند.

کارمندان با تخصص فناوری اطلاعات

تخصص و کارایی کارمندان سازمانی لزوما یکسان نیست. مقوله پورتال سازمانی شامل تخصص های متنوعی می شود. حتی به جرات می توان گفت که وقتی صحبت از تولید محتوا می شود، این تخصص های مورد نیاز بیشتر هم می شود. یکی از اصلی ترین تخصص هایی که یک کارمند سازمانی می تواند داشته باشد، فناوری اطلاعات (IT) می باشد. بدیهی است که هر سازمان یا شرکتی، یک بخش برای IT در نظر می گیرد و حتی اگر قصد خرید پورتال سازمانی را داشته باشند، مسئولیت های فنی آن، به عهده همین بخش IT خواهد بود.

کارمند سازمانی

مزیت این کارمندان، تخصص و دانش آنها در زمینه طراحی وب، شبکه، گرافیک وب، سخت افزار و یا هر تخصص جانبی دیگری است که می تواند به مقوله پیشبرد اهداف پورتال سازمانی کمک کند. برای مثال اگر سازمانی داشته باشیم که بخش IT آن 10 کارمند دارد و بخواهیم صرفا یک نفر را برای تعامل با بخش پشتیبانی پورتال شرکت تولید کننده نرم افزار در نظر بگیریم، می بایست شخصی را در نظر بگیریم که به این مقوله بیشترین احاطه را داشته باشد.

البته نرم افزار پورتال سازمانی اگر هوشمندان طراحی شده باشد، حتی افرادی که دانش IT ندارند هم می توانند با آن کار کنند (و به مرور زمان به یادگیری آن بپردازند) اما هرآنچه تخصص انجام کار در یک پرسنل سازمانی بیشتر باشد، پیشروی به سمت اهداف آن شرکت یا سازمان، آسانتر است. دانش طراحی وب، تولید محتوا و حتی سئو، می تواند به کارمندان قدرت بیشتری در مدیریت نرم افزار و تعامل با شرکت سازنده نرم افزار را بدهد. البته ذکر این نکته ضروری است که شرکت های سازنده پورتال سازمانی می بایست برای محصول خود، آموزش های رایگان ارائه کنند. صرف‌نظر از اینکه مشتریان دانش IT داشته باشند و یا نداشته باشند.

کارمندان روابط عمومی

به جز کارمندان آشنا به فناوری اطلاعات، در هر سازمان یا شرکتی، یک بخش روابط عمومی وجود دارد که در برخی از مسائل، همپوشانی موضوعی با پورتال سازمانی خواهند داشت. به‌عنوان مثال ممکن است روابط عمومی هر شرکتی یک تیم تولید و بازاریابی محتوا داشته باشند که بخواهند بخشی از محتوای تولید شده خود را در پورتال سازمانی درج کنند. این محتوا ممکن است در پاره ای از موارد حتی به صورت out source تولید شده باشد. البته کارمندان روابط عمومی شرح وظایف متفاوت و نسبتا بزرگی دارند (کمی و کیفی).

امروزه با توجه به گسترش و محبوبیت فناوری اطلاعات و رشد استفاده آن توسط مردم، شاید یکی از بهترین روش های انتقال پیام، پورتال سازمانی و انواع شبکه های اجتماعی باشند. بنابراین روابط عمومی یک شرکت یا سازمان، ضمن اینکه می بایست این مورد را به طور کل در دستور کار قرار دهد، می بایست برای آموزش پرسنل خود نیز برنامه ریزی کرده باشد. این پرسنل می بایست بتوانند با پورتال سازمانی آن شرکت به خوبی کار و در آن تولید محتوا کنند.

تشکیل تیم محتوا

در برخی سازمان‌ها و شرکت ها (اعم از دولتی و خصوصی) ممکن است به دلیل شیوه کاری و تنوع شرح وظایف، نیاز به تشکیل یک تیم قدرتمند تولید محتوا باشد. وزارت نیرو را مثال می زنیم که طبیعتا یکی از دغدغه های آنها، فرهنگ سازی صرفه‌جویی در مصرف آب و برق است. به جرات می توان گفت که بهترین روش برای اطلاع رسانی و انتقال پیام، تولید و انتشار محتوا در پورتال سازمانی و شبکه های اجتماعی است. اصولا رسانه تاثیر زیادی روی جوامع داشته و مردم در هر کشوری، شبکه های اجتماعی، اینترنت و سایر رسانه های جمعی را دنبال می کنند.

تشکیل تیم تولید محتوا در این زمینه می تواند یک قدم مثبت نه‌تنها در راستای کاهش هزینه ها، بلکه افزون بر آن، در راستای اطلاع رسانی و انتقال پیام به جامعه باشد. این تیم محتوا می تواند مطابق با یک برنامه ریزی دقیق به تولید محتوا بپردازد. این محتوا لزوما متنی نیست. طراحی تصاویر زیبا، اینفوگرافی، ویدئو گرافی، استفاده از روش های مدرن بازاریابی دیجیتال مانند اینفلوئنسر مارکتینگ (بازاریابی از طریق افراد تاثیرگذار) می تواند مقوله های دیگری باشد که توسط تیم تولید محتوای هر سازمانی دنبال شود. اکیدا توصیه می کنیم که این موارد مختص شرکت های دولتی نیست و توسط شرکتی های خصوصی نیز امروزه به خوبی پیگیری و دنبال می شود.

حتما بخوانید: شهروند الکترونیک و پورتال سازمانی

ارائه آموزش

موضوع دیگری که لازم است در این مقاله به آن بپردازیم، اهمیت آموزش ارائه آن به کارمندان سازمانی می باشد. کارمندانی که قرار است با پورتال سازمانی کار کنند بهتر است آموزش دیده باشند حتی اگر دانش IT داشته باشد. این موضوع به این دلیل است که هر نرم افزاری خصوصیات، تنظیمات و رابط کاربری خاص خودش را دارد. البته شکی نیست که هرآنچه نرم افزار مطابق با اصول طراحی تجربه کاربری پیاده سازی شود، آموزش آن نیز ساده تر خواهد بود.

آموزش کارمندان

طراحی پورتال سازمانی و ارائه آن به مشتری، صرفا بخشی از کار یک شرکت تولید کننده نرم افزار می باشد. این شرکت ها همانگونه که بیان شد می بایست آموزش های رایگان استفاده از محصول خود را ارائه کنند. این آموزش ها می تواند به صورت کلاس های حضوری، فیلم های آموزشی، مقالات و بلاگ، تولید محتوا در شبکه های اجتماعی، کتاب الکترونیک، پادکست و یا هر حالتی از محتوا باشد. در نهایت این آموزش ها می بایست باعث افزایش سطح دانش کارمندان آن سازمان شده و بتوانند به سهولت از پورتال سازمانی در پیشبرد اهداف خود استفاده کنند.

جمع بندی

همانطور که بیان شد، یک پورتال سازمانی صرف‌نظر از اینکه می بایست از طرف شرکت سازنده پشتیبانی شود، به کارمندان سازمانی جهت مدیریت پورتال هم نیاز دارد. این کارمندان به کمک بخش پشتیبانی پورتال و آموزش هایی که دریافت می کنند، هم می توانند به تولید محتوا پرداخته و هم می توانند آموخته های خود را به سایر کارمندان منتقل کنند (البته منظور کارمندانی است که پورتال در شرح وظایف کاری آنها قرار دارد). بدین شکل مدیریت نرم افزار آسانتر خواهد بود.

نیاز به مشاوره دارید؟ با ما تماس بگیرید.

تلفن تماس: 43585-021 واحد فروش پورتال سازمانی

امتیاز :  ۰ |  مجموع :  ۰

برچسب ها
    ايجاد شده توسط  hamdollahi  در تاريخ  1397/11/16
    مقالات

    Douran Portal
    لطفا صبر کنید ...

    محصولات و خدمات

    © تمامی حقوق این سایت محفوظ و در اختیار شرکت نوآوران ارتباطات دوران می باشد. Copyright 2000 — 2019 DOURTAL All rights reserved.

    5.3.4.0
    V5.3.4.0