راهنمای برنامه ریزی برای پروژه های پورتال وب

این مقاله ده ملاحظه ضروری برای برنامه ریزی توسعه پورتال وب شما را پوشش می‌دهد که با شناسایی نیازهای شما جمع آوری شده است.

پورتال های وب ابزاری عالی برای افزایش دسترسی به اطلاعات و عملکرد وظایف بدون به خطر افتادن امنیت یا کنترل شما هستند. این که آیا قصد ساخت پورتال برای مشتریان، کارمندان یا هر ذینفع دیگری را دارید ، چندین نکته وجود دارد که باید در مورد آن‌ها فکر کنید. چون تاثیر مستقیم روی ارزش و قیمت پورتال شما خواهد داشت.

این مقاله وبلاگ پورتال ، اجزای اصلی تمام پروژه پورتال ها را پوشش می‌دهد و آن‌ها را به سه مرحله تقسیم می‌کند - اولین مرحله شناسایی نیازهای شما است.

ضعف اصلی را تشخیص دهید

برای اینکه پورتال وب شما ارزشمند باشد، ضروری است که اول علت اصلی را برای راه اندازی پورتال تشخیص دهید. در حالی که دلیل شما برای ساختن یا خرید پورتال ممکن است از یک نقطه نیاز خاص ناشی شود، به احتمال زیاد این نیاز ناشی از یک مشکل اساسی است. با پرداختن به این «نقطه ضعف» به صورت مجزا، در نهایت یک راه حل سفت و سخت ایجاد می‌کنید که ممکن است در ادغام با اجزا یا فرآیندهای مرتبط با مشکل مواجه شود.

بررسی منبع این دغدغه به شما کمک می‌کند تا ارزیابی کنید که چه بخش های دیگری از کسب و کار شما را تحت تاثیر قرار داده است. این نگرش بهبودیافته به شما قدرت می‌دهد تا عملکردی طراحی کنید که کل مشکل را در نظر بگیرد و خطر نادیده گرفتن مسائل مرتبط را کاهش ‌دهد.

چارچوب بندی پروژه پورتال خود، از این منظر مهم است. از جهت مشخص کردن زمینه‌های بهبود «قابل اندازه گیری» اهمیت دارد که برای تعیین اهداف راه حل شما بسیار مهم است.

اهداف خود را مشخص کنید

هدف گذاری یکی از جنبه های مهم ساخت پورتال قدرتمند است. در حالت ایده آل، نتایج راه حل شما باید با استراتژی کلی کسب و کار شما هماهنگ باشد. دقیقاً طبق تعریفی که از موفقیت سازمان خود ترسیم می‌کنید. اهداف ساخت پورتال خود تا حد امکان خاص و منحصر به فرد کنید.

برای شروع، معیارهای اصلی برای ارزیابی موفقیت پروژه خود را تعیین کنید. استفاده از ویژگی های قابل اندازه گیری تضمین می‌کند که رویکرد شما به طور مستقیم به رفع موانع کمک می‌کند.

به عنوان مثال، هدف شما کاهش هزینه‌های اداری بخش فروش تا 30٪ است (یعنی بهبود کارایی کارمندان فروش). با در نظر گرفتن این معیار خاص، بخش‌های تکراری و دستی وارد کردن داده ها در فرآیند سفارش خود را شناسایی می‌کنید و این مراحل را با تکمیل خودکار فیلدها جایگزین می‌کنید. این تغییر نه تنها در زمان تیم فروش شما صرفه جویی می‌کند، بلکه خطاها را نیز کاهش می‌دهد. و قیمت پورتال را بصرفه تمام می‌کند.

شناسایی «ضد اهداف» نیز، به همان اندازه تاکتیک مفیدی است، که شامل شکست هایی هستند که می‌خواهید از آن اجتناب کنید. برخورد با مجموعه‌ای از اقدامات، ارزش‌ها و نتایجی که نمی‌خواهید با آن‌ها روبرو شوید، می‌تواند شما را از نظر ذهنی در برابر مشکلات آماده کند، و همچنین ایده‌های شما را به سمت اهدافی که می‌خواهید به آن‌ها برسید، سوق دهد.

یک مدیر پروژه را انتخاب کنید

پس از تعیین اهداف راه اندازی پورتال  بر اساس علت، چالش اصلی، توجه بعدی انتخاب یک پروژه است. در حالی که ساخت پورتال وب شما شامل تعدادی نقش و بخش های متعدد می‌شود، شما باید اصطلاحاً از داشتن سرآشپزهای زیاد در آشپزخانه خودداری کنید. این برای مقرون به صرفه بودن قیمت پورتال ضروری است.

تمرکز مالکیت پروژه:

بهبود پاسخگویی وظایف با یک منبع تفویض کننده

ساده کردن ارتباطات بین ذینفعان برای کاهش سردرگمی

کاهش و مدیریت موانع داخلی با یک فرد مسئول

ایجاد یک نقطه تماس واحد برای فروشنده و به حداقل رساندن ارتباطات غیرضروری پروژه پورتال بصورت سریع و در حد بودجه. برای به صرفه شدن قیمت پورتال.

علاوه بر مدیر پروژه، تیم پروژه پورتال داخلی شما به سه گروه مشارکت کننده کلیدی دیگر نیاز دارد: کاربران، سهامداران و تیم فناوری اطلاعات شما.

شرایط یکپارچه سازی را ایجاد کنید

توانایی یکپارچه سازی اطلاعات از منابع متفاوت، مزیت کلیدی استفاده از پورتال های وب است. بهترین راه حل ها نه تنها از سیستم های ضروری استفاده می کنند، بلکه چشم انداز کامل داده های شما را نیز در بر می گیرند.

یک تمرین داخلی مؤثر این است که تیم فناوری اطلاعات شما یک لیست جامع تهیه کند، سپس از کاربران خود نظرسنجی کنید تا دقیقاً به چه چیزی دسترسی دارند و به طور منظم از آن استفاده می‌کنند. این مهم است که توجه داشته باشید که همه کاربران شما ممکن است به عملکرد یکسانی از پورتال وب شما نیاز نداشته باشند.

به این تفاوت‌ها توجه کنید تا اطمینان حاصل کنید که عملکرد شما در طیف کامل نیاز کاربر شما گسترش پیدا می‌‌کند.

جدای از الزامات ادغام، شریک تجاری شما نیاز به مشاهده هر گونه مشخصات هاست و احراز هویتی شما را دارد. برای کمک به تسریع این انتقال دانش، تهیه یک جلسه حضوری مفید است. درگیر کردن خریداران و همکاری با فروشنده‌ها خود در مراحل اولیه به کاهش اختلالات پیش بینی نشده در سراسر ساخت پورتال کمک می‌کند.

شناسایی این چهار جنبه ذکر شده، پروژه شما در ایجاد یک قیمت پورتال بصرفه، بسیار مهم است.

ادامه این مقاله در رابطه با پروژه پورتال و مرحله دوم برنامه ریزی، بر ملاحظاتی تمرکز خواهد کرد که به عنوان بلوک های سازنده برای عملکرد پورتال ایده و راه حل ارائه می‌دهد.

در ادامه این مقاله ما در مورد برنامه ریزی طراحی پورتال وب شما بر سه اقدام برای کمک به شما در ایده پردازی راه حل تمرکز دارد.

پیش از این ما در مورد چهار عنصری که باید در طرح پروژه پورتال خود شناسایی کنید بحث کردیم. با درک بهتر موضوع اصلی، اهداف و الزامات یکپارچه سازی پورتال ، مرحله بعدی؛ برنامه ریزی، ایده پردازی و راه حل شما است. برای طراحی قیمت پورتال مناسب.

ما حالا سه اقدام را برجسته می کنیم که به شما کمک می‌کند تا بتوانید عملکرد ایده آل برای پورتال خود را شناسایی کنید:

از فرایند های جاری سند تهیه کنید

جلسات طوفان فکری اغلب با صفحه خالی کاغذ شروع می‌شوند، اما این می‌تواند برای شما کارساز باشد، به خصوص اگر پورتال شما نیاز به ادغام با وظایف و فرآیندهای دیگر داشته باشد.

اولین قدم استراتژیک این است که فرآیند فعلی کاربرِ خود را در انجام کارها مستند کنید. انجام این کار نقطه شروعی را برای شما فراهم می‌کند تا عملکردهایی را که پورتال شما به آن نیاز دارد، مشخص کنید.

یک روش ارزشمند، جمع آوری این اطلاعات از منابع متعدد است، مانند:

- اسناد از قبل موجود (به عنوان مثال مقالات آموزشی)

- مسیر پیموده شده به تفکیک انواع کاربران

- هر نقشی که در ارتباط با فرآیند پروژه کار می‌‌کند (به عنوان مثال تبدیل فرآیند مشتری به فرآیند سفارش)

در حالی که این احتمال وجود دارد که برخی از اطلاعات از این منابع مختلف با هم تداخل داشته باشند، اما کاملاً یکسان به نظر نمی‌رسند، به ویژه تفاوت های فردی بین کاربران. بدست آوردن این اطلاعات می‌تواند بینش‌های مهمی برای بهینه سازی فرآیند بر اساس سیر واقعی و نه ایده آل کاربر ارائه دهد و قیمت پورتال ور ارزش آن را نزد کاربر مشخص کند.

علاوه بر این، این یادداشت‌ها به بهبود استفاده کاربر و پذیرش راه‌حل شما کمک می‌کنند،  زیرا یک توسعه «کاربر محور» خواهد بود.

وضعیت آینده را تصور کنید

پس از ثبت و مستندسازی فرآیندهای جاری، باید آن را از ابتدا تا انتها به طور کامل تجزیه و تحلیل کنید. صرفاً در نظر گرفتن فرآیند، به شکلی که هست و دیجیتالی کردن آن، اهدافی را که برای این پروژه پورتال تعیین کرده‌اید محقق نخواهد کرد. اصل «آنچه را که می دهید به دست می آورید» به درستی در اینجا کاربرد دارد. یک رویکرد معمولی منجر به خروجی معمولی می‌شود، در حالی که یک فرآیند بهینه، نتایج بهینه ای خواهد داد. قیمت پورتال را به ارزش واقعی آن نزدیک خواهد کرد. اهداف شما در اینجا اهمیت ویژه خواهند داشت. از آن‌ها برای ارزیابی مراحلی که نیاز به افزودن، حذف یا تغییر دارند استفاده کنید.

در مرحله بعد، می‌توانید این فرآیند به روز شده را به یک گردش کار دیجیتال تبدیل کنید. برای شروع، وضعیت آینده‌ی فرآیند خود را در حالی که همه محدودیت‌ها را نادیده می‌گیرید، تصور کنید.

محدود کردن ایده ها از ابتدا، توانایی شما را برای خودکارسازی و تغییر هر چه بیشتر فرآیندتان کم می‌کند. هنگامی که یک وضعیت آینده قانع کننده را تصور کردید، محدودیت ها را مجدداً بررسی کنید و آن‌ها را به طور کامل به چالش بکشید.

این کار اطمینان حاصل می‌کند که پورتال وب شما بیشترین ارزش را برای تجارت شما ایجاد می‌کند. و قیمت پورتال از نظر فنی با ارزش تر می‌کند. برای نگاهی کلی به آینده پورتال های سازمانی، به این مقاله مراجعه کنید.

اولویت بندی ویژگی‌ها

همانطور که گردش کار دیجیتال خود را ترسیم می‌کنید، به طور طبیعی اجزا و قابلیت هایی ایجاد خواهید کرد که در فرآیند فعلی شما وجود ندارند. هر مشخصه را می‌توان یک ویژگی محصول در نظر گرفت که می‌خواهید در پورتال وب خود درج کنید. با این حال، همه این ویژگی ها به یک اندازه ارزشمند نیستند.

طبق مطالعه‌ای که توسط Pendo.io یک پلتفرم توسعه محصول، یک محصول نرم‌افزاری متوسط تا 80 درصد دارای ویژگی‌هایی است که به ندرت استفاده شده یا هرگز استفاده نمی‌شوند.

اگرچه ممکن است منطقی به نظر برسد که تمام ویژگی‌ها را در جای خود قرار دهید، اما می‌تواند هزینه پروژه و زمان توسعه را کاهش دهد. بکار بردن همه امکانات نیز بر پذیرش کاربر تأثیر منفی می‌گذارد و پرتال شما را بیش از حد گیج کننده یا پیچیده می‌کند.

به جای اینکه به یک پورتال ضعیف بسنده کنید، باید ویژگی های خود را اولویت بندی کنید. استفاده از اهداف پروژه ای که قبلاً تعریف کرده اید، می‌تواند معیار بسیار خوبی برای ارزیابی ارزش یک ویژگی باشد.

اگر یک ویژگی مستقیماً به یکی از اهداف خاص شما کمکی نمی‌کند یا بر آن تأثیر نمی‌گذارد، باید اولویت کمتری در ساختار شما به آن اختصاص داده شود. این اولویت‌بندی همچنین از شما در برابر خزش دامنه (ویژگی) محافظت می‌کند، که تلاش‌های توسعه پورتال را کند می‌کند و می‌تواند پروژه شما را متلاشی کند. ارزش و قیمت پورتال شما افت شدیدی خواهد کرد.

همچنین می‌توانید ویژگی‌های خود را به سه گروه طبقه‌بندی کنید: ضروری، ترجیحی و خوش‌دست.

ویژگی های ضروری برای حداقل عملکرد و دستیابی به اهداف پروژه پورتال شما مورد نیاز است.

ویژگی‌های ترجیحی امکان سفارشی‌سازی یک مرحله را فراهم می‌کنند

و ویژگی‌های خوش دست (زیبا)، کنترل عمیق همه اجزا را امکان‌پذیر می‌سازد.

به عنوان مثال، هدف شما ایجاد یک فاکتور خودکار برای محصولات سفارش داده شده است. ویژگی ضروری این است که محصولات سفارش داده شده به طور خودکار در یک فاکتور قالب بندی شده پر شوند. ویژگی ترجیحی؛ توانایی مرتب کردن محصولات سفارش داده شده بر اساس برخی از ویژگی ها مانند هزینه است. و ویژگی خوش دستی و زیبایی، امکان کشیدن و رها کردن هر جزء از فاکتور برای کنترل کامل زیبایی‌شناسی و ظاهر فاکتور است.

مراحلی که ذکر کردیم برنامه ریزی پروژه پورتال شما را تکمیل می‌کند. در آخرین مرحله این بلاگ، جنبه های مورد نیاز برای پیاده سازی پورتال شما را پوشش خواهیم داد.

قسمت سوم و آخر این مقاله سه ملاحظه اصلی را در هنگام پیاده سازی پورتال را شامل می‌شود

با چشم اندازی روشن از عملکرد پورتال سازمان شما و ویژگی‌های اولویت بندی شده، می‌توانیم به آخرین مرحله برنامه ریزی برویم. و اعتبار و قیمت پورتال خود را افزایش دهیم.

در این بخش پایانی، سه مولفه مورد نیاز برای پیاده سازی پورتال مورد بحث خواهد بود.

برنامه ریزی بودجه

یکی از مواردی که صد در صد برای کسب و کار شما مهم است هزینه مالی است. در حالی که ممکن است فکر کردن در مورد بودجه خود تا این حد غیرمعمول به نظر برسد.

پیش بینی بودجه برای قیمت پورتال ، قبل از تکمیل مراحل کامل، یک تله‌ی رایج است که مانع از رسیدن شما به اهداف‌تان خواهد شد.

شما باید بودجه خود را با قیمت پورتال ای که می‌خواهید داشته باشید بسنجید. اولویت‌بندی ویژگی‌ها قبل از تعیین بودجه به شما این امکان را ‌دهد تا به صورت استراتژیک تصمیم بگیرید که منابع را در کجا تخصیص دهید و تضمین می‌کند که ارزش سرمایه‌گذاری خود را به حداکثر ‌رسانید.

برخی از سوالاتی که هنگام برنامه ریزی بودجه باید در نظر بگیرید عبارتند از:

- آیا خطرات احتمالی وجود دارد که هزینه ها را افزایش دهد؟ اگر چنین است، چگونه می‌توان این موارد را مدیریت کرد یا کاهش داد؟

- آیا تاریخ سررسیدی وجود دارد که تا آن زمان باید راه حل‌های خود را اجرایی کنید؟

- آیا پروژه شما می‌تواند به صورت مرحله ای منتشر شود؟

- آیا به روز رسانی های آینده یا تحولات بیشتر در فرایند پروژه پورتال را پیش بینی می کنید؟

- کسب و کار شما به چه میزان پشتیبانی پورتال پس از راه اندازی نیاز دارد؟

برنامه توسعه پورتال

ایجاد جدول زمانی پروژه یک تلاش مشترک بین مشتری و فروشنده است. مشتریان معمولاً ضرب‌الاجل‌های پروژه را تعیین می‌کنند، که اغلب بر اساس اولویت‌های مهم مأموریت هایی مانند راه‌اندازی محصول، اهداف تأمین مالی سرمایه، یا مطابقت با الزامات قانونی است. سپس فروشنده بر اساس این محدودیت ها یک برنامه زمان بندی انتشار برای سازنده پورتال پیش نویس می‌کند.

این برنامه باید نقاط عطف اصلی و هر گونه الزامات مورد نیاز از شما را برجسته کند. همچنین باید زمانی برای آزمایش، تضمین کیفیت و جمع آوری بازخوردها اختصاص داده شود. مشارکت دادن کاربران، این فرآیند را ارزشمند تر می‌کند.

در واقع شما یک بافر برای برنامه خود ایجاد می‌کنید، به طوری که اگر با شکستی هم در پروژه پورتال روبرو شدید، زمان باقی مانده پیش رو برای جبران وجود داشته باشد.

افزودن عمدی بافر زمان از دست رفته را کاهش می‌دهد، انتظارات مناسبی را ایجاد می‌کند و حتی می‌تواند منجر به پروژه‌هایی شود که زودتر از موعد مقرر تحویل داده می‌شوند.

بیشتر بخوانید:  6 ترند برتر توسعه پورتال وب برای سال 2022

اگر قیمت پورتال چندین فروشنده را ارزیابی می‌کنید، مطمئن شوید که همه قیمت‌ها و زمان‌بندی‌ها شامل این اجزا هستند. این امکان مقایسه های منطقی را فراهم می‌کند.

پذیرش کاربر

مدیریت تغییر موفقیت آمیز، برای اتخاذ یکپارچه راه حل شما حیاتی است. یک تحول دیجیتالی به این بزرگی، ممکن است انحراف قابل توجهی از فرآیند اصلی داشته باشد، حتی اگر مفهوم یکسان باشد. تاکتیک های زیر می‌توانند انتقال را آسان کرده و پذیرش و تایید کاربر را بهبود بخشند:

1- استراتژی ارتباطی - یک سری ارتباط از طریق چندین کانال برای کاربران خود ایجاد کنید. تقسیم اطلاعات را بر اساس موضوعات خاصی که می‌خواهید برجسته کنید، مانند جدول زمانی، مزایا، آموزش و پشتیبانی در نظر بگیرید. با ارائه اخطار قبلی، به کاهش اصطکاک و ایجاد انتظارات کمک خواهید کرد.

2- برنامه ریزی جلسات آموزشی - جدا از آموزش کاربران در پلتفرم جدیدتان، تمرین کردن به شما امکان می‌دهد با هرگونه مقاومت در برابر تغییر فرآیند مقابله کنید، شکاف‌ها را شناسایی کنید و اطلاع پیدا کنید که در کجا به پشتیبانی نیاز دارید. این باید یک جزء اجباری برای گسترش پورتال وب داخلی باشد.

3- تاج قهرمانی - قهرمانان که به عنوان ابَرکاربران نیز شناخته می‌شوند، به عنوان متخصص برای راه حل شما عمل می‌کنند. آن‌ها می‌توانند به آموزش کاربران جدید، پاسخ به سوالات، عیب یابی مشکلات و ارائه بازخورد ارزشمند برای ویژگی‌های جدید و بهبود فرآیند کمک کنند.

اگر مطمئن شوید که تمام ملاحظات این مقاله را در نظر گرفته اید، در مسیر ایجاد یک پورتال وب موثر و موفق خواهید بود.

در این مقاله تخصصی ما سعی کردیم نکات و ملاحظات مهم درباره کلیت یک پروژه پورتال ذکر کنیم، شرکت ها و افرادی که در حیطه فروش نرم افزار پورتال فعالیت دارند، با توجه به این نکات بدانند که قیمت پورتال آن‌ها چگونه همگام با رضایت مشتری بالا خواهد رفت. به هر حال باید قبول داشت که پروژه پورتال ، برای هر سازمانی تبدیل به یک الزام شده است. اگر شما به نمایندگی از سازمان خود، در نقش خریدار پورتال نیز هستید، بد نیست که با نگاهی دقیق تر به مولفه های موجود، نسبت به قیمت پورتال ای که خریداری می‌کنید، کیفیت و دقت لازم را نیز بدست آورید.