پورتال سازمانی؛ اهمیت

در طول 20 سال گذشته، پورتال سازمانی اطلاعاتی (EIP) با پیشرفت روزافزون، نحوه فعالیت کسب و کارها را تغییر داده‌اند. زمانی شرکت‌ها و مؤسسات نیاز داشتند فضا‌های آنلاینی را برای کارمندان و کاربران ارائه دهند تا آن‌ها بتوانند اطلاعات مهم را پیدا کنند، به نرم‌افزار دسترسی پیدا کنند و با دیگر افرادی که روی همان پروژه کار می‌کنند ارتباط برقرار کنند. پورتال سازمانی این ویژگی‌ها را در یک فضای دیجیتال، در دسترس قرار داده که اغلب با یک «ورود به سیستم» انجام می‌شود.

پورتال اطلاعات سازمانی یا Enterprise Information Portal (EIP) یا همان پورتال سازمانی چارچوبی است که برای پشتیبانی و ادغام فرآیندها، افراد و اطلاعات در سراسر یک سازمان استفاده می‌شود. پورتال یک دروازه یکپارچه و امن برای اطلاعات و یک پایگاه دانش برای کارمندان، شرکا و مشتریان است. پورتال سازمانی خدمات مشابه یک وب سایت را ارائه می‌دهد، مانند موتور جستجو، ایمیل، محتوای سفارشی شده و به روز، و همچنین ممکن است دسترسی مستقیم به اینترانت یا پورتال های دیگر را فراهم کند.

ویژگی‌های کلیدی پورتال سازمانی:

• یکپارچه سازی - یک دروازه ناوبری یکپارچه برای سیستم‌ها و اجزای متعدد در یک سازمان را فراهم می‌کند.
• سفارشی سازی – محیطی را برای سفارشی سازی توسط خود کاربران فراهم می‌کند.
• کنترل دسترسی و امنیت - امکان ایجاد محدودیت مورد نظر برای محتویات و خدمات خاص در صورت نیاز. مدیر EIP می‌تواند کنترل های دسترسی را در صورت نیاز برای سازمان تعیین کند.
• Single Sign-on – قابلیت‌های یک ورود اختصاصی به سیستم را می‌توان به کاربران و سایر سیستم ها داد.
• دسته‌بندی و همکاری – می‌تواند تمام اطلاعات را دسته‌بندی کند و به کاربران امکان همکاری، بدون توجه به موقعیت فیزیکی را بدهد.
• شخصی سازی - بر اساس نقش و عملکرد شغلی، ویژگی شخصی سازی امکان پذیر است. محتوای منطبق برای کاربران ارائه شده است و از خدمات مرتبط و منطبق استفاده می‌شود.
•  

اهمیت یک پورتال سازمانی

دسترسی جهانی به منابع سازمانی

پورتال سازمانی دسترسی جهانی به اطلاعات شرکت و منابع دانش کسب و کار را برای همه طرف‌ها و ذینفعان فراهم می‌کند. مهم نیست کجا هستید یا چه کسی هستید، اگر بخواهید به اطلاعات یک سازمان خاص دسترسی داشته باشید، از طریق پورتال سازمانی، به اطلاعات آن سازمان دسترسی نامحدودی خواهید داشت.

افزایش بازده سرمایه گذاری (ROI)

یکی دیگر از مزایای پرتکرار پورتال اطلاعات سازمانی EIP ها افزایش بازده سرمایه‌گذاری یا Return Of Investment (ROI) است. بحث در اینجا این است که برنامه‌های کاربردی EIP یا همان پورتال سازمانی اطلاعاتی، پکیج شده است و به دلایل زیر باید ROI بالاتری نسبت به سایر برنامه های IT ایجاد کنند. اولاً، برنامه های ساختار بسته بندی شده نسبت به سیستم های سفارشی شده ارزان‌تر هستند. دوم، برنامه‌های پکیج شده (بسته بندی) دارای عملکردی خاص برای بازارهای عمودی صنایع خاص هستند. سوم، نگهداری برنامه‌های بسته بندی شده آسان‌تر است. و چهارم اینکه آن‌ها سریع‌تر مستقر می‌شوند.

افزایش بهره‌وری کارکنان

ادعای مبنی بر افزایش کارایی بر اساس این ایده است که پورتال ها، اطلاعات جدیدی را در دسترس کاربران قرار می‌دهند که قبلاً در دسترس نبودند و آن اطلاعات را به صورت یکپارچه و شخصی ارائه می‌کنند. یکپارچه‌سازی و شخصی‌سازی بر نقش شغلی کاربر تمرکز می‌کند، که منجر به بهبود عملکرد شغلی و در نهایت تبدیل شدن به یک سازمان آگاه‌تر و مؤثرتر می‌شود.

کاهش هزینه اطلاعات

مزیت کاهش هزینه اطلاعات نتیجه انتشار مبتنی بر وب و ویژگی خودکار پورتال سازمانی است. برای شرکت‌هایی که هنوز اطلاعات را روی کاغذ توزیع می‌کنند، پورتال سازمانی می‌تواند نویدبخشِ پس انداز بزرگی شود. چرا که شرکت‌هایی که قبلاً در زمینه انتشار از طریق وب فعالیت داشتند، با پورتال سازمانی امکان صرفه‌جویی در هزینه‌های پرسنل مدیریت وب را فراهم می‌کند.

افزایش همکاری

یکی از مهم‌ترین مزایای پورتال سازمانی اطلاعات (EIP) ممکن است افزایش همکاری در سازمان باشد. در واقع، افزایش همکاری به تلاش مشترک پایدارتر برای دستیابی به اهداف شرکت و ادغام اجتماعی بیشتر محیط‌های شرکتی، به ویژه در میان موانع دپارتمان و جغرافیایی، ترجمه می‌شود.

نتیجه گیری

با رواج هر چه بیشتر محاسبات ابری و نزدیک شدن به پذیرش گسترده فناوری‌های نوظهور مانند اینترنت اشیا و یادگیری ماشینی، پورتال‌های سازمانی باید برای آنچه در آینده به ارمغان می‌آورد مجهز شوند. بنابراین، چه به دنبال ثبات آینده پورتال سازمانی فعلی خود باشید، چه به دنبال پیاده سازی یک پورتال سازمانی جدید، مواردی که ذکر شد، ویژگی‌ها و قابلیت‌های پورتال سازمانی هستند که باید هنگام توسعه پورتال خود در نظر بگیرید.