برای کار با کیفیت به ابزارهای با کیفیت نیاز دارید. اگر شرکت شما از یک پورتال سازمانی منسوخ استفاده می کند، عملاً برنامه ها و اهداف شما را مختل خواهد کرد. با رشد پر شتاب خدمات دیجیتالی در سال 2021، اکنون زمان آن است که به فکر ارتقاء پورتال سازمانی خود باشید. ما می دانیم که این تغییر می تواند یک فرآیند پیچیده بنظر برسد ، به همین دلیل ما چک لیستی از ویژگی های ضروری را که باید از نرم افزار پورتال و وبسایت شرکت خود انتظار داشته باشید را به شرح زیر گردآوری کرده ایم.
صفحه اصلی پویا
اولین چیزی که کاربران هنگام ورود به وبسایت شرکت شما مشاهده می کنند صفحه اصلی است. به همین دلیل باید به دنبال پورتالی باشید که دارای طراحی جذاب و پویا باشد.
یک صفحه اصلی پورتال باید سه چیز داشته باشد: حاوی اطلاعات مفید ، جذابیت و پیمایش آسان. کاربران باید بتوانند وارد سیستم شده و اطلاعات مهم روز خود را مشاهده کنند که این شامل اخبار سازمان، تحولات صنعت، به روز رسانی کار و هرگونه اطلاعات مهم دیگر است.
این اطلاعات باید در کادر هایی بسته بندی شوند که زیبا به نظر برسند. کاربران قرار است هر روز اول این صفحه از وبسایت را ببینند. داشتن یک صفحه اصلی پویا و دلپذیر از نظر بصری، بی نهایت برای دریافت حس خوب بازدید کننده مفید خواهد بود. البته، اطمینان حاصل کنید که صفحه اصلی به راحتی قابل حرکت است چون صفحه اصلی بیش از حد پیچیده طراحی شده می تواند برای کاربران گیج کننده باشد.
هر پرتال سازمانی ای که انتخاب می کنید باید دارای صفحه اصلی باشد که جهت یابی آن ساده و یادگیری آن آسان باشد.
مدیریت اسناد
هدف یک نرم افزار پورتال این است که عملکرد کارکنان را در تعامل و همکاری با یکدیگر آسان کند.
به این ترتیب ما مدیریت اسناد را یکی از بزرگترین ویژگی های «ضروری» برای یک پورتال در سال 2021 می دانیم.
بطور کلی یک پایگاه اینترنتی بدون قابلیت مدیریت سند، فقط مثل یک اپلیکیشن پیام‌رسان است. اگر پورتال سازمانی شرکت شما فاقد این است، پس نیاز به ارتقا پورتال بصورت فوری دارید.
نرم افزار پرتال انتخابی شما باید ایجاد، اشتراک گذاری، ویرایش و حذف اسناد در سازمان شما را برای کارکنان آسان کند.
به این ترتیب، کارمندان می‌توانند به صورت یکپارچه در هر تعداد پروژه از داخل شبکه داخلی شما صرفه جویی کرده و از نظر زمانی جلو بیوفتند تا در نهایت کارآمدتر پیش روند.
قابلیت جستجو
شما بسته به اندازه سازمان خود، ممکن است تعداد متناسبی فایل ذخیره کنید. به همین دلیل مهم است که نرم افزار پورتالی که انتخاب می کنید دارای قابلیت جستجوی کامل باشد.
گزارش مک کینزی نشان می دهد که کارکنان 1.8 ساعت در روز - به طور متوسط 9.3 ساعت در هفته - به جستجو و جمع آوری اطلاعات می پردازند.
ارتقاء پورتال شرکتی با قابلیت جستجو می‌تواند با سهولت یافتن فایل‌ها در کاهش آن زمان به شما کمک کند. شما نمی خواهید زمان و پول خود را در یک پورتال تجاری و کاری بدون عملکرد جستجو هدر دهید. در غیر این صورت، شما فقط وقت کاربران خود را هدر داده اید و سود احتمالی خود را کاهش داده اید.
گردش کار خودکار
وقتی از اتلاف وقت صحبت می کنیم، منظورمان به برخی وظایف است که در حالی که معمول و روتین است، بازهم با سرعت کم انجام می‌شود. به همین دلیل شما باید به دنبال توسعه پورتال سازمانی ای باشید که بتواند بسیاری از این مسئولیت‌های پیش پا افتاده را خودکار کند.
مواردی مانند تأیید سند، ایجاد تَسک، تعیین مسئولیت و موارد دیگر به طور جداگانه زمان زیادی را نمی‌گیرد، اما می تواند در طولانی مدت جمع شود و میانگین بالایی را به خود اختصاص دهد.
هرچه بیشتر بتوانید این فرآیند را به صورت خودکار انجام دهید، کاربران بیشتری می توانند زمان بیشتری را برای بخش‌های مهمتر مشاغل خود صرف کنند. به همین دلیل است که باید به دنبال یک پرتال ارگانی باشید که از گردش کار خودکار استفاده می کند. با استفاده از پورتالی با این موارد ذکر شده، سازمان شما می‌تواند موثر تر از قبل کار کند.
ویکی سازمان
در حالی که ممکن است از پاسخگویی به سوالات کارکنان خوشحال باشید، ممکن است بعد از 50 بار پرسیدن یک سوال مشابه، دیگر چنین احساسی نداشته باشید. آنجاست که راه اندازی پورتالی با ویکی شرکتی می تواند مفید واقع شود.
ویکی شرکتی یک ابزار عالی برای ذخیره اطلاعات مهمی است که کاربران می توانند در اوقات فراغت خود به آنها دسترسی پیدا کنند.
در صورت داشتن هر گونه سوال، می توانند موضوع را در ویکی جستجو کنند تا پاسخ را بیابند. این یک راه عالی برای ارتقای دانش کارکنان و کاهش میزان سوالات غیر ضروری است. در حالی که باید محتوای ویکی را تهیه کنید، ارائه دهنده پورتال شما باید افزودن و سازماندهی اطلاعات را برای کاربران خود آسان کند.
هیئت های بحث و گفتگو
تسهیل ارتباط کارکنان یکی از مهمترین کارهایی است که یک پورتال داخلی می تواند انجام دهد. شما باید به دنبال یک نرم افزار پورتال داخلی با صفحه های گفتگو برای ارتباط و همکاری باشید.
از اتاق‌های گفتگوی درون شبکه می توان به راه های مختلف استفاده کرد. اول از همه، آنها می توانند برای تعامل اجتماعی و آشنایی کارکنان با یکدیگر عالی عمل کنند. ثانیاً، آنها می توانند ابزاری قدرتمند برای همکاری در پروژه ها در محیط های مجزا و به راحتی قابل جستجو باشند.
سوم اینکه، امکان این را دارند راهی عالی برای تشخیص افراد یا گروه هایی باشند که عملکرد بهتر داشته اند.
صفحه های گفتگو یک ویژگی فوق العاده انعطاف پذیر است که قطعاً باید در پورتال سازمانی خود داشته باشید.
تقویم سازمانی
مدیریت زمان می تواند برای بسیاری از شرکت‌ها مسئله مهمی باشد. کارکنانی که نمی دانند چه اتفاقی در راه است دچار سردرگمی خواهند شد. به همین دلیل است که شما باید به دنبال یک پورتال شرکتی با تقویم سازمانی باشید که به راحتی به روز می شود و در دسترس است.
با تقویم شرکت، می توانید رویدادهای مهم آینده را روی تقویم ارسال کنید. این می تواند جلسات مهم، بررسی های فصلی، تعطیلات و رویدادهای سرگرم کننده را شامل باشد. نرم افزار پورتال انتخابی شما باید آپلود رویدادها را در تقویم و به اشتراک گذاری آنها با کاربران آسان کند. به این ترتیب تعداد کمتری از کاربران رویدادهای آینده را از دست خواهند داد زیرا در صورت عدم اطمینان می توانند تقویم را بررسی کنند.
ابزارهای اجتماعی
وبسایت شرکت شما باید مشابه فضای اداری آنلاین عمل کند. درست مانند یک دفتر فیزیکی، شبکه داخلی شما باید فضایی برای معاشرت و تفریح کارکنان داشته باشد.
به همین دلیل است که شما باید به دنبال یک پورتال کاری با ابزارهای اجتماعی(سوشال) یکپارچه باشید.
ابزارهای اجتماعی مانند این به کاربران امکان می دهد در درگاه سایت شرکت شما پست ارسال کنند.
سایر کاربران می توانند در مورد این پست‌ها واکنش نشان داده و نظر دهند. این یک راه سرگرم کننده برای افزایش تجربه کلی درون سازمانی و تعامل کلی کارکنان با پورتال شما است.
به همین دلیل است که ما ابزارهای اجتماعی را برای هر شرکتی که به دنبال یک نرم افزار پرتال است، یک «ضرورت» می دانیم.
فهرست‌بندی کارکنان
بسته به اندازه کسب و کار شما، همه قرار نیست یکدیگر را بشناسند. این که بتوانید عنوانی را بر روی نام اصلی خود بگذارید می تواند همکاری را بسیار ساده تر کند. به همین دلیل است که شما باید به دنبال یک طراحی وبسایت با دایرکتوری کارمند داخلی باشید.
دایرکتوری کارکنان برای آشنایی با یکدیگر، کار را برای کاربران آسان می کند. این امر به ویژه برای کار از راه دور یا برای شرکت هایی با شعبه های متعدد در مکان ها و مناطق زمانی مختلف بسیار مناسب است. در حالی که افراد ممکن است از نظر فیزیکی با یکدیگر ملاقات نکنند، می توانند از طریق فهرست راهنمای یکدیگر باهم آشنا شوند. شما باید به دنبال توسعه پرتال درون سازمانی ای باشید که به کاربران اجازه دهد اطلاعات خود را اضافه کرده و پروفایل خود را مشخص کنند.
چارت های سازمانی
کارکنان باید بتوانند به راحتی دریابند که افراد مسئول چه کسانی هستند و به چه کسانی گزارش می دهند. به همین دلیل است که شما باید یک نرم افزار پورتال شرکتی پیدا کنید که ساخت و به اشتراک گذاری نمودار سازمانی را آسان کند.
یک نمودار سازمانی می تواند به کاهش سوالات کمک کند و به کاربران کمک کند تا دریابند که باید سوالات خاصی را برای چه افرادی مطرح کنند. این همچنین می تواند به کاهش زمان صرف شده در جستجوی شخص مناسب کمک کند. در عوض، کاربران می توانند به نمودار سازمانی ارجاع داده شده و جزئیات موقعیت و مسئولیت‌های هر شخص در شرکت شما را مشاهده کنند.
اپلیکیشن موبایل
تکنولوژی دائماً در حال پیشرفت است و شرکت شما نیز از این قانون مستثنی نیست. شما باید به دنبال یک نرم افزار پورتال داخلی با یک برنامه تلفن همراه باشید تا کارکنان شما بتوانند در هر کجا که هستند با کار خود آشنا شوند.
با یک برنامه تلفن همراه، کاربران می توانند از هر مکانی به روزرسانی های مهم درباره شرکت شما را دریافت کنند. به این ترتیب، شما می توانید در صورت بروز موقعیت ها پاسخگوتر و واکنش پذیرتر باشید. کسب و کار در حال تبدیل شدن به استفاده از تلفن همراه است و شبکه اینترنتی شرکت شما باید بتواند از این قانون پیروی کند. به همین دلیل است که شما قطعا باید به دنبال یک پورتال با یک برنامه تلفن همراه باشید.
نتیجه گیری
در حالی که هنوز چند ماه از 2021 باقی است، اکنون زمان مناسبی است تا به دنبال نرم افزار پورتال بهتر از آنچه اکنون استفاده می کنید باشید.
اطمینان حاصل کنید که هر آنچه را که انتخاب می کنید دارای ویژگی هایی است که ما در بالا ذکر کردیم و همه چیز را برای انتخاب وبسایت شرکتی مناسب کنید.
شما می‌توانید برای اجرا و پیاده سازی آخرین تغییرات، برای بهینه کردن پورتال سازمانی و وب سایت تجاری خودتان، با کارشناسان ما تماس بگیرید و از ما دموی رایگان دریافت کنید.